【コンタクト機能をご利用中のテナント向け】HERP Hire 操作マニュアル
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コンタクトの予定を調整する
概要
このページではコンタクトに紐づく予定を調整する方法についてまとめています。
コンタクト機能をご利用中のテナントでは、「空き日程を共有する方法」「日程を提案する方法」の2つの方法で日程調整を行うことができます。
- 空き日程を共有する方法 参加メンバーのGoogleカレンダー上の空き予定を自動で抽出し提示することができます。 社内でGoogleカレンダーを利用しており、日程を調整するメンバーのカレンダーの空いている時間枠から選択してもらいたい場合に便利にご利用いただけます。
- 日程を提案する方法 提示したい候補日を指定して候補者に送ることができます。候補日は面接官のGoogleカレンダー上で仮押さえされます。
企業側から日程を提示したい場合に便利にご利用いただけます。
利用の準備
日程調整機能をを利用するには、面談/面接を担当する全てのメンバーおよび採用担当者(予定作成者)が、事前に Googleカレンダー を連携する必要があります。
Googleカレンダー を HERP Hire と連携する手順は、Googleカレンダーに予定を作成したいを参照してください。
※ 許可したアクセス権に不足がある場合、候補日程を表示できない場合があります。
操作方法
- コンタクトを登録する
- 「予定の作成・調整画面」にて「日程を調整する」を選択する
- コンタクトの予定に関する情報を入力する。
- 作成する選考予定名:予定の名称を入力します。
- 選考予定の所要時間:30分/45分/60分/90分/120分枠を選択します。
- 日程を調整するメンバー:日程を調整するユーザーを選択します。 ※ 日程を調整するメンバーは、その応募へのアクセス権限を持っているユーザーの中から選択できます。
- 日程の調整方法を選択する。
※予定を調整する前に、コンタクトの作成が必要です。詳細はコンタクトを作成する をご確認ください。
※登録済みのコンタクトに対して予定を調整する場合は、「コンタクト」タブを開き「予定を調整する」をクリックする
「空き日程を共有する方法」「日程を提案する方法」の2つの方法で日程調整を行うことができます。
空き日程を共有する方法の場合
参加メンバーのGoogleカレンダー上の空き予定を自動で抽出し提示することができます。
- 日程の決め方を選択する。
- 「全員が参加できる日程」または「誰か1人でも参加できる日程」から選択します。
- (任意)会議室を選択する。
- 「日程を調整するメンバー」に選択された参加者と選択した会議室において両方空きのある日程が表示されます。仕様についての詳細は会議室選択時の日程調整の仕様を確認したい をご確認ください。
※「誰か1人でも参加できる日程」での調整の場合、候補者が選択した日程で参加可能なすべてのメンバーが選考予定に追加されます。仮に参加不要なメンバーがいる場合、日程調整完了後に、選考予定の参加者から削除してください。
参加者の削除は予定の編集から行えます。操作方法については、コンタクトの予定を編集する を参照してください。
日程を提案する方法の場合
提示したい候補日を指定して候補者に送ることができます。
- 候補日時を追加する
- 仮時間枠は翌日から30日後までの間で選択することができます。
- 参加者のGoogleカレンダーで上に自動で仮時間枠が反映されます。
- 候補日が確定されると、Googleカレンダーで上の仮時間枠は削除されます。
- (任意)選考予定の詳細を入力する
- 予定に関する詳細説明を入力します。外部カレンダーの予定のメモや説明に反映されます。
- ページ下部にある「日程を調整する」または「作成する」をクリックし完了する。
- 日程を調整する:続けてコンタクト評価の依頼ができる
- 作成する:完了モーダルが表示され、「評価を依頼する」をクリックすると続けてコンタクト評価の依頼ができる
※予定調整モーダルの立ち上げ方法によって、いずれかのボタンが表示されます。クリック後の挙動は以下をご確認ください。
上記モーダルにて「評価を依頼する」を押した場合、日程を調整するメンバーで選択したユーザーが、デフォルトで評価の依頼先に指定される。 ※すでにそのコンタクトについて評価が依頼されているユーザーは、評価者として指定できません。
作成した日程調整リンクの確認方法
- コンタクトの日程調整リンクが作成されると、「コンタクト」タブに、該当のコンタクトに紐づく形でURLが表示される。
- 候補者から日程調整リンクにて回答が送信されると、当該コンタクトに紐づく形で予定が作成される。
通知
日程調整が確定した時の通知
通知先:選考予定の参加者
通知方法:Slack(DM)、メール
注意事項
「空き日程を共有する方法」の場合
※ デフォルトでは、日程調整リンクにアクセスした時刻の翌日以降の日程が候補として表示される仕様になっております。「空き日程を共有する方法」のみ、ご希望の場合については当日の日程を表示することも可能です。HERP側で設定が必要な機能となりますので、ご希望の場合はお問い合わせください。
「日程を提案する方法」の場合
※ 「日程を提案する方法」の場合、Googleカレンダー上のスケジュールの有無は考慮されません。スケジュールがある時間帯でも選択肢に表示されます。
※「日程を提案する方法」の場合、日程候補の変更を後から変更することはできません。
※「日程を提案する方法」の場合、 1つの仮時間枠について、日本時間の00:00~23:30の範囲でのみ選択ができます。日をまたいでの設定は現在対応しておりません。
※「日程を提案する方法」の場合、「日程の決め方」(全員が参加できる日程・誰か1人でも参加できる日程)の選択は対応しておりません。
※ 日程調整リンク作成時の翌日以降の日程が候補として表示される仕様になっております。「日程を提案する方法」は当日の日程表示には対応しておりません。