【コンタクト機能をご利用中のテナント向け】HERP Hire 操作マニュアル
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コンタクトの予定を作成する
概要
コンタクトの予定を作成する方法をまとめています。 「コンタクト」とは、応募に紐づく業務の単位です。(詳細はコンタクト機能とは をご参照ください)
HERP Hire上に予定を登録するには、3つの方法があります。
- 予定を作成する:確定した日程を登録する方法
- 予定を調整する:
- 空き日程を共有する方法:面接官の空き枠を抽出し、日程調整リンクを発行する方法(詳細はコンタクトの予定を調整する - 空き日程を共有する方法 参加メンバーのGoogleカレンダー上の空き予定を自動で抽出し提示することができます。 社内でGoogleカレンダーを利用しており、日程を調整するメンバーのカレンダーの空いている時間枠から選択してもらいたい場合に便利にご利用いただけます。 をご参照ください)
- 日程を提案する方法:指定した日程を仮押さえし、日程調整リンクで候補者に提示する方法(詳細はコンタクトの予定を調整する - 日程を提案する方法 提示したい候補日を指定して候補者に送ることができます。候補日は面接官のGoogleカレンダー上で仮押さえされます。 をご参照ください)
このページでは上記のうち「予定を作成する」の操作方法についてまとめています。
作成方法
コンタクトの予定を作成する方法は2つあります。
- コンタクト未登録の場合:コンタクトを作成した後に続けて表示される「予定の作成・調整画面」にて「予定を作成する」を選択する
- コンタクト登録済みの場合:「コンタクト」タブから「予定を作成する」をクリックする
※予定を作成する前に、コンタクトの作成が必要です。詳細はコンタクトを作成する をご確認ください。
コンタクト未登録の場合:コンタクトを作成した後に続けて表示される「予定の作成・調整画面」にて「予定を作成する」を選択する方法
応募詳細の上部、または「コンタクト」タブ内の「コンタクトを登録する」をクリックし、コンタクトを作成した後に続けて表示される「予定の作成・調整画面」にて「予定を作成する」を選択する
コンタクト登録済みの場合:「コンタクト」タブを開き「予定を作成する」をクリックする方法
- コンタクトの予定に関する情報を入力する。
- 選考予定日時:選考予定の開始時刻と終了時刻を入力します。
- 選考予定名:予定の名称を入力します。
- 参加者:予定に参加するユーザーを選択します。選択されたユーザーの外部カレンダーに予定が登録されます。 ※ 参加者は、その応募へのアクセス権限を持っているユーザーの中から選択できます。
- 詳細(任意):予定に関する詳細説明を入力します。外部カレンダーの予定のメモや説明に反映されます。
- 予定を作成するカレンダー:連携しているカレンダーの中から、どのカレンダーに予定を作成するかを選択することができます。
- Web会議URL:Google Meet、Microsoft Teams、Zoomのいずれかを選択することができます。
- 会議室(任意):会議室も外部カレンダー上で同時に予約されます。
- ページ下部にある「予定を作成する」または「保存する」をクリックし完了する。
- 予定を作成する:続けてコンタクト評価の依頼ができる
- 保存する:完了モーダルが表示され、「参加者に評価を依頼する」をクリックすると続けてコンタクト評価の依頼ができる
情報入力の詳細
※選考予定時間の終了時刻をカスタマイズすることができます。1日がかりの選考や刻んだ時間の入力をしたいときは、「カスタム」をクリックすることで、お好きな終了時刻を入力できます。
※「会議室」および「Web会議URL」にて Google Meetを選択するには、 Googleカレンダーと連携する必要があります。連携方法はGoogleカレンダーと連携するをご参照ください。 ※「会議室」および「Web会議URL」にてMicrosoft Teamsを選択するには、 Outlookと連携する必要があります。連携方法は Outlookカレンダーとの連携の設定方法 / Microsoft Teams の会議URL発行方法を知りたい をご参照ください。 ※参加者にzoom連携ユーザーが存在する場合は、zoomも表示されます。
※選考予定日時、選考予定名、詳細、会議室は外部カレンダーにも反映されます。
※予定作成モーダルの立ち上げ方法によって、いずれかのボタンが表示されます。クリック後の挙動は以下をご確認ください。
上記モーダルにて「参加者に評価を依頼する」を押した場合、デフォルトで評価の依頼先にコンタクト予定の参加者が指定される。 ※すでにそのコンタクトについて評価が依頼されているユーザーは、評価者として指定できません。
作成した予定の確認方法
- コンタクトから予定が作成されると、該当のコンタクトに紐づく形で予定が表示される。
- コンタクト予定が作成されると、予定タブにも表示される。
予定タブにおいては、予定の開始時刻が新しいものが上に来るように並ぶ。
通知
コンタクト予定が作成された時の通知 通知先:管理者、リクルーター、アシスタント 通知方法:Slack(通知チャンネル)、Chatwork、メール
コンタクト予定に参加者をアサインした時の通知 通知先:選考予定に参加者としてアサインされたメンバー 通知方法:Slack(DM)、メール
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