HERP Nurture
アカウント・全体設定
日程調整リンクで応募者に提示する日程候補を変更したい
概要
日程調整リンクで応募者に提示される日程の候補の設定方法をご案内します。
コンタクト機能をご利用していないテナント
空き日程を共有する方法（参加メンバーのGoogleカレンダーの空き予定を提示）でのみ日程調整を行っていただけます。
コンタクト機能をご利用中のテナント
コンタクト機能をご利用中のテナントのみ「空き日程を共有する方法」「日程を提案する方法」の2つの方法で日程調整を行うことができます。
- 空き日程を共有する方法（参加メンバーのGoogleカレンダーの空き予定を提示）
- 日程を提案する方法（調整リンク作成時に候補日を指定して提示）
社内でGoogleカレンダーを利用しており、日程を調整するメンバーのカレンダーの空いている時間枠から選択してもらいたい場合に便利にご利用いただけます。
企業側から日程を提示したい場合にご利用ください。 社内でGoogleカレンダーをご利用しているが、メンバーが予定をカレンダー上で厳密に管理できていない場合などに、予期しない日程に予定が入ることなく安心してご利用いただけます。
「空き日程を共有する方法」の日程候補の変更手順
候補日を提示する仕様
日程調整の候補日は、以下の条件で表示されています。
- 土日祝を除く平日
- 「日程調整可能な時間帯」に指定されている時間帯（デフォルトでは8:00-22:00になっています）の30分/45分/60分/90分/120分枠
- 30分枠の例：8:00-8:30、8:30-9:00
- 60分枠の例：8:00-9:00、8:30-9:30
- 選考予定参加者として追加したメンバーのGoogleカレンダーに予定が入っていない時間帯
- Googleカレンダー上の重なる予定が「予定なし」に設定されている時間帯
- Googleカレンダーの予定名に
[面接可]が含まれている時間帯 - URLを閲覧している時点から、翌日以降で1週間以内の日程※ 基本的には翌日から1週間の日程が羅列されますが、1週間以内の候補日程が10枠以下の場合のみ1週間以上先（30日以内）の日程が表示されます。 ※ 30日以内の予定が全て埋まっている場合は候補日程が表示されなくなります。
「日程調整可能な時間帯」を設定する方法
- 管理画面（アカウント・全体設定）でアカウント情報をクリックし、「日程調整可能な時間帯」の欄の「変更する」をクリックします。
- 「日程調整可能な時間帯」の開始時間と終了時間をを入力し、「変更内容を保存する」をクリックします。
※日程調整可能な時間帯を指定する際に、終了時刻（右のタイムスロット）は開始時刻（左のタイムスロット）より後の時刻を設定してください。
上記で設定した「日程調整可能な時間帯」の中で候補日程に表示したくない時間がある場合
「日程調整可能な時間帯」に指定した時間帯の中でも候補日程として表示しない方法は2つあります。
- Googleカレンダーに「面接不可」等の予定を作成する方法
- Googleカレンダーで不在予定を作成する方法
「面接不可」等の予定を作成する方法
表示したくない時間帯にGoogleカレンダーに「面接不可」等の予定を作成していただくことで、候補日程として表示されなくなります。
毎平日の繰り返し予定として作成しておくと便利です。
Googleカレンダーで不在予定を作成する方法
Googleカレンダーで予定を作成される際に、外出中を選択していただくことで、候補日程から除外することができます。
候補日程として提示する時間枠を増やしたい
候補日程として提示したい時間に既にGoogleカレンダー上で予定が入ってしまっている場合について、以下の方法で候補日程として提示することができます。
面接官の空き予定の確保が難しい場合などに、面接を被せても良い予定が入っている日程も候補として提示することができ、日程調整機能をより便利にご利用いただけます。
候補日程として表示する時間枠を増やす方法は2つあります。
- Googleカレンダーの予定名に ”
[面接可]” という文字列を含める - Googleカレンダー側で「予定なし」に設定する
” [面接可] ” という文字列を含める方法
Googleカレンダーの予定名に ” [面接可] ” という文字列を含めていただくことで、候補日程として提示することができます。
※ [面接可] の [ ] は半角で入力してください。
※複数予定が重なっており一方のみ[面接可]を含んでいる場合は候補日程となりません。
例）Googleカレンダーにて以下のように予定が組まれている場合
- 8:00-9:00 と 9:00-10:00 は候補日程になります。
- 10:00-11:00 は候補日程になりません。
運用例として、候補日程として提示中[面接可] 等の名前で Googleカレンダー で予定を作成していただくと、応募者の選択画面には候補日程として提示されますが、社内のメンバーには面接用に空けておきたい旨が伝わるので、選考官の予定が埋まって選考日程が先延ばしになってしまうことを防ぐことができます。
Googleカレンダー側の設定を「予定なし」にする方法
Googleカレンダーで予定を作成・編集される際に、「予定なし」に設定していただくことで、候補日程として提示することができます。
注意事項
候補日程が表示されない場合
- 30日以内の予定が全て埋まっている場合が該当します。
- Googleカレンダー上で30日以内の予定を調整して、候補日程が表示されるのを確認の上、応募者に日程調整リンクを共有してください。
- 選考参加者を複数選択している場合は、必要最低限のメンバーに減らしていただくことで、候補日程が表示されやすくなる場合があります。
- 詳細は「日程調整機能で候補日程が表示されない」をご参照ください。
（コンタクト利用企業のみ）「日程を提案する方法」の利用方法
日程を提案する方法をご利用の場合、日程候補の変更を後から変更することはできません。
- 日程調整リンク作成時に「日程を提案する」を選択し、「候補日時を追加する」より仮時間枠を追加する
- 作成した日程調整リンクから候補日が確定されると、Googleカレンダーで上の仮時間枠が削除されて、正式な選考予定が作成される。 （Slack連携している場合）選考予定作成された旨が、Slack通知される。
※ 候補日が確定する前でも、コンタクトタブより予定を削除することで仮時間枠をまとめて削除できる
注意事項
「空き日程を共有する方法」の場合
※ デフォルトでは、日程調整リンクにアクセスした時刻の翌日以降の日程が候補として表示される仕様になっております。「空き日程を共有する方法」のみ、ご希望の場合については当日の日程を表示することも可能です。HERP側で設定が必要な機能となりますので、ご希望の場合はお問い合わせください。
「日程を提案する方法」の場合
※ 「日程を提案する方法」の場合、Googleカレンダー上のスケジュールの有無は考慮されません。スケジュールがある時間帯でも選択肢に表示されます。
※「日程を提案する方法」の場合、 1つの仮時間枠について、日本時間の00:00~23:30の範囲でのみ選択ができます。日をまたいでの設定は現在対応しておりません。
※「日程を提案する方法」の場合、「日程の決め方」（全員が参加できる日程・誰か1人でも参加できる日程）の選択は対応しておりません。
※ 日程調整リンク作成時の翌日以降の日程が候補として表示される仕様になっております。「日程を提案する方法」は当日の日程表示には対応しておりません。