Outlookカレンダーとの連携の設定方法/利用方法を知りたい

はじめに

Microsoft 365 Business Standard, Microsoft 365 Business Premium あるいは Microsoft 365 E3 といった企業や組織向けのプランを利用中で「Microsoft Outlook」との連携を行うと、HERP Hire上で選考予定を作成する際に、カレンダーの追加先にOutlookを選択できるようになります。加えて、Outlookで登録されている会議室をHERP Hire上で指定したり、予定作成後に編集した内容をOutlook上へ反映することもできます。

Outlook連携の設定方法

Outlook連携の機能を利用するには、まずHERPの管理者アカウントとお使いのMicrosoft 365のテナントにおける管理者アカウントを連携する必要があります。連携が完了すると、 HERP企業アカウントとMicrosoft 365のテナントのそれぞれに属するユーザー間で連携を行えるようになります。

HERPの管理者アカウントとMicrosoft 365のテナントを連携する（テナントレベル）

この設定に必要なアカウント

HERP側: 管理者権限を持つアカウント
Microsoft 365側: 管理者権限を持つアカウント（カレンダーが利用できるライセンスが必要です）

Microsoft 365（Azure Active Directory）にて管理者権限を持たないアカウントではOutlookへのアクセス権をHERP側に付与できず連携を行えません。

Microsoft 365における管理者権限はプランやテナントの権限設定によって多様であるため、Microsoft 365における管理者ロールおよびAzure ADにおける管理者ロールのアクセス許可について確認してください。

設定の流れ

「全体設定」>「外部サービス連携」から、「外部サービス連携を追加する」をクリックします。

「新しく外部サービスと連携する」ページで、「Outlook」を選択します。

HERP Hireから外部ページへ遷移し、Microsoft 365の連携許可画面が開きます。管理者権限を持つユーザーの承認を求める旨が表示されるので、画面の指示に従ってアクセス許可を付与してください。
連携が完了するとHERP Hireの「Outlook連携詳細」ページと連携が完了した旨のトーストが表示されます。以降はこの画面から、今回連携したテナントの連携更新（後述）や連携解除を行うことができます。

HERPのアカウントとMicrosoft 365のアカウントを連携する（ユーザーレベル）

HERPの任意のアカウントに対して、連携したテナントのMicrosoft 365アカウントを連携することができます。このユーザーレベルでの連携をしたアカウントは、選考予定作成時にOutlookのカレンダーを選択できるようになります。また、HERPアカウントとMicrosoft 365アカウント間では自由に複数連携が可能です。

なお、HERPアカウントとMicrosoft 365のテナントを連携する際に用いたアカウントは、改めてユーザーレベルでアカウントを連携する必要がありません。

この設定に必要なアカウント

HERP側: 任意のアカウント（ただし管理者によるMicrosoft 365とのテナントレベル連携済みであることが必要です）
Microsoft 365側: 連携したい任意のアカウント（ただし連携したMicrosoft 365テナントに所属している必要があります）

設定の流れ

「個人設定」>「外部サービスアカウント」より、「Outlook」を選択します。

「Outlookユーザー一覧」ページへ移動するので、連携したいMicrosoft 365アカウントが属しているテナントの「新しいアカウントを連携する」を選択します。

HERP上から外部ページへ遷移し、Microsoft 365の連携許可画面が開きます。連携したいMicrosoft 365アカウントでサインインして画面に従って連携してください。4. 連携が完了するとHERP上の「Outlookユーザー一覧」ページと連携が完了した旨のトーストが表示され、今回連携したアカウントが一覧に追加されていることを確認できます。以降はこのページからユーザーレベルでのアカウントの連携解除を行うことができます。

Microsoft 365のテナントとの連携を更新する

Microsoft 365のテナントと連携する際に利用したMicrosoft 365の管理者アカウントが、管理者権限を失うあるいはアカウント自体が削除された際にはこのMicrosoft 365のテナントとの連携を更新する必要があります。更新をせずとも引き続きOutlook連携機能を利用することはできますが、Outlook上にある最新の会議室を取得することができません。

無効になった管理者権限アカウントAとは異なる、有効な管理者権限アカウントBを用いてMicrosoft 365のテナントレベルの連携を更新すると、既に連携しているHERPの管理者アカウントとMicrosoft 365のテナントの連携を解除することなく両者を連携しなおすことができます。

一度このテナントレベルの連携を解除して再連携することも可能ですが、テナントレベルの連携を解除すると全てのアカウントのユーザーレベルの連携も同時に解除されるため、この更新でのアップデートを推奨します。

この設定に必要なアカウント

HERP側: 管理者権限を持つアカウント
Microsoft 365側: 同一テナントにある有効な管理者権限を持つアカウント

設定の流れ

「全体設定」>「外部サービス連携」より、連携を更新したいテナントの項目にカーソルをホバーします。表示された「…」アイコンから、「連携詳細を確認・変更する」を選択します。

「Outlook連携詳細」ページに移動するので、「連携更新」項目の「更新する」ボタンを選択します。

HERPから外部ページへ遷移し、Microsoft 365のアカウント認証画面が表示されます。画面の指示に従って連携を更新してください。
更新が完了すると以下の画面に遷移します。

Outlook連携の解除方法

HERPの管理者アカウントとMicrosoft 365のテナントとの連携を解除する（テナントレベル）

HERPの管理者アカウントにおいてMicrosoft 365とのテナントレベルの連携を解除すると、連携解除したテナントとのOutlook連携機能が使えなくなります。また、HERP上の全てのアカウントとそのテナントに属する全てのMicrosoft 365アカウントとの連携も同時に解除されます。

テナントレベルでの連携を解除しても、選考予定作成と共にOutlookのカレンダーへ追加されたそれまでの予定には影響はありません。

この設定に必要なアカウント

管理者権限を持つHERPアカウント

設定の流れ

「全体設定」>「外部サービス連携」より、連携を解除したいMicrosoft 365テナントの項目にカーソルをホバーします。表示された「…」アイコンから、「連携詳細を確認・変更する」を選択します。

「Outlook連携詳細」ページに移動するので、「連携解除」項目の「連携解除する」を選択します。

連携解除モーダルが表示されます。内容を確認したら「解除する」をクリックします。

連携解除が完了すると「外部サービス連携」ページへ戻ります。

HERPのアカウントとMicrosoft 365アカウントとの連携を解除する（ユーザーレベル）

Microsoft 365アカウントとの連携解除はHERPの各アカウントでもユーザーレベルで行えます。連携を解除すると、自分で作成したOutlookカレンダーの選考予定について、HERP Hire上での選考予定編集・削除を行っても反映されなくなります。テナントレベルでの連携解除と同様、選考予定作成と共にOutlookのカレンダーへ追加されたそれまでの予定には影響はありません。

この設定に必要なアカウント