【2021年12月22日時点】日程調整を便利にする機能（Googleカレンダー）
機能概要
- 応募者と選考予定の日程調整から、選考予定の作成までを簡単に行っていただけます。
- 本機能は、採用担当の方がHERP Hire上で操作する画面と、応募者の方が希望日程を送信する画面とに分かれています。
- 今後も順次機能のアップデートを計画しています。
- このページは2021年12月22日時点の情報です。
- 最新の仕様については、 日程調整リンクを作成する をご確認ください。
解決したい課題やユーザーの困り、この機能の価値
価値①：被せても良い予定も含めて調整できることで選考リードタイムを短くすることができ、候補者体験を高めることができる
日程調整サービスや他社ATSを使った場合にあるのが、選考官が忙しくてなかなか面接日程を組めず、結果リードタイムが伸びて選考意欲が下がってしまったり、離脱してしまったりする課題があると考えています。
HERP Hire の日程調整機能では、『候補者の体験』を重要視し、候補者から空き日程を回収するのではなく、企業側からリアルタイムで空き日程を提示する形式を採用しました。
また、カレンダーのタイトルに [面接可] と入れることで、予定があるところにも被せて面接を入れることが可能です。社内のミーティングよりも採用面接の方がプライオリティが高い、という採用に力を入れている企業さまを想定した作りになっています。
価値②：日程調整にかかる煩雑な手作業を効率化できる
手作業でカレンダーの空き日程を探すことも、日程調整ツールで選考官の予定が入ったことを把握してHERPに選考予定登録をすることも、採用担当者にとって煩雑な操作であり、また日程調整におけるミスを生じかねないという課題がありました。
今回は、応募者から希望日程が選択されると、
- 日程調整者にリアルタイムに通知が届く
- 選考予定が自動作成される
- Googleカレンダーに予定が自動追加される
という機能をつけることで、採用担当者の工数削減も両立できるようなつくりになっています。
機能詳細
‣
- 応募詳細のタイムラインから、面談/面接に参加するメンバーをメンションし、
/create-appointment-schedulingを含む以下のコメントを投稿してください。この時、title=で選考予定名も指定していただけます。投稿後のコメントにURLが生成されます。 - 応募者の方に、上記URLをコピーして応募者メールや媒体等で送付し、候補日程の中から希望日程を送信するよう依頼してください。
- 応募者から希望日程が送信されると、事前に指定しておいた選考予定名をもとに、自動でHERP Hire 上に選考予定が作成され、Googleカレンダーにも反映されます。
- 応募者の方に、確定した日程とオンラインミーティング（Google Meet や Zoom 等）のリンクを連絡してください。
/create-appointment-scheduling title=
- ⚠️ 注意事項
- 本機能は現在 Googleカレンダー をご利用の企業にのみ対応しております。
- 日程調整機能の利用にあたって、事前に面談/面接を担当する全てのメンバーに各自でご対応いただく設定項目があります。
- なお、今回のリリースに以下の機能は含まれません。
- Googleカレンダー以外のカレンダーサービスとの連携（Outlookカレンダー等）
- 日程調整時および選考予定作成時に会議室を予約する機能
- 面接担当者をORで指定する機能（例：面接担当候補3名を指定し、その中で応募者と予定が合う2名のみ面接担当にアサインするなど）
- 応募者に送付する日程調整URL に有効期限を設定する機能
- 選考予定が自動で作成される際に、自動で評価を依頼する機能
- オンラインミーティング（Google Meet や Zoom 等）のリンクの送り忘れを防ぐ機能
- 日本時以外のタイムゾーンに対応する機能（現在 UTC+9 のみの対応です）
メンバーへの設定内容の共有には以下のドキュメントをお使いください。 共有用URL：https://herp.notion.site/8219ca54a5c5450e8246a9b8b45c5360
