HERP Nurture
アカウント・全体設定
Zoom 連携の設定方法/利用方法を知りたい
概要
Zoom連携を行うと、選考予定作成時にZoomユーザー設定した面接官を参加者に含めたとき自動的にZoomのミーティングURLを発行することができます。ご利用前に各面接官にZoomユーザー設定を行なっていただく必要があります。
※ Zoom側のミーティング開催に関する仕様の影響で、1人のHERPユーザーに対して1人のZoomユーザーを対応づけることを前提とした機能となっております。
※ Zoomミーティングにおいて「プロプラン」「ビジネスプラン」「企業プラン」での利用を推奨しています（詳しくは後述の「基本プランのZoomアカウントを共有して利用する時の利用方法と注意点」をご覧ください）。
日程調整機能を利用した場合ZoomのミーティングURLは発行されません。代替方法については日程調整URLで、日程確定後Zoom URLが表示されないをご確認ください。
設定方法
この設定ができる権限
「Zoomアカウント設定 」: 管理者
「Zoomユーザー設定」：管理者/リクルーター/アシスタント/ゲスト
ZoomはZoomアカウントとそれに紐づく1人以上のZoomユーザーから構成されるモデルとなっています。今回のZoom連携では管理者が「Zoomアカウント」と連携した上で、各面接官が自身の「Zoomユーザー」を連携します。
設定の流れ
「管理者によるZoomアカウント設定 」> 「それぞれのHERPユーザーによるZoomユーザー設定」の順に設定します。
「管理者によるZoomアカウント設定」手順
1. 「アカウント・全体設定」> 「外部サービス連携」 > 「Zoom」 を選択します。「外部サービス連携」の項目は管理者権限のユーザーにのみ表示されます。
2. Zoomへのログインを促された場合はログインをします。その後はZoomの画面の指示に従って操作し、認証を完了させます。なお、オーナー権限もしくは管理者権限を持つZoomユーザーしか認証を完了させることができませんので、認証に失敗する場合はZoom上の「アカウントプロフィール」にて権限をご確認ください。
「それぞれのHERPユーザーによるZoomユーザー設定」手順
1. 「アカウント・全体設定」> 「外部サービスアカウント情報」 > 「Zoom」を選択します。
2. 「新しいアカウントと連携する」を押して自分のZoomユーザーを連携します。このときに連携するアカウントは、管理者が設定したZoomアカウントに所属するZoomユーザーを連携してください。管理者が設定したZoomアカウントに所属していないユーザーを連携しても本機能は動作しませんのでご注意ください（個人のZoomアカウントおよびそのユーザーをはじめとした、アカウントレベルで異なるZoomユーザーを連携してしまう事例がよく報告されております）。
管理者が設定したZoomアカウントに所属するZoomユーザーとは、管理者権限を持つ方がZoom上の「ユーザー管理」-> 「ユーザー」から確認できるユーザー一覧で確認できるユーザーを指します。本画面から当該Zoomユーザーを追加することもできます。
なお、先述の手順でZoomアカウント設定をしたユーザーは、自動的にZoomアカウント設定時に使用したZoomユーザーが連携された状態となっています。
利用方法
1. 設定作業終了後、選考予定作成画面においてZoomと連携済みのユーザーにZoomアイコンがつきます。
2. 選考予定作成時にZoomと連携済みのユーザーが参加者に含まれる場合、ZoomのミーティングURLが発行されます。発行されたURLは選考予定に記載されるとともに、Googleカレンダーなどのカレンダーに登録された予定にも記載がされます。
また、選考予定編集時にZoomと連携済みのユーザーを参加者として追加および削除して保存をしてもZoomのミーティングURLは新たに発行・削除されません。同様に、選考予定を削除してもZoomのミーティングURLは削除されないためZoom上でミーティングを削除する必要があります。
運用方法
「プロプラン」「ビジネスプラン」「企業プラン」「クレジットカード決済方法を登録済みの基本プラン」のZoomアカウントでは、複数のZoomユーザーを保有できます。しかしながら、1人のZoomユーザーは基本的に同時に1つのミーティングしか開催できません。したがって、意図せず候補者がZoomミーティングに参加できないあるいは開催できない可能性を鑑み、任意のZoomユーザーがホストとなるミーティングとなるときは時間帯が重複しないように運用する必要があります。
そこでこのZoomの仕様を考慮して以下の運用によってより便利に利用できる可能性があります。
1. HERP上で面接用のダミーアカウントを複数用意する（例. Zoom Room A/B/C） 2. それぞれのダミーアカウントに対して別々のZoomユーザーを用意して連携する 3. 選考予定作成時にダミーアカウントを参加者として追加する
面接用のHERPアカウントとそれに対応したZoomユーザーを使い分けることにより、どのZoomユーザーでミーティングURLが発行されるかコントロールすることができ、時間帯重複による意図しないZoomミーティングの実施不可を防げます。
Zoomユーザー設定をしている選考予定参加者が複数いる場合、いずれか1名のZoomユーザーがホストであるZoomミーティングのURLが発行されますが、Zoom側の仕様によってホストとなるZoomユーザーを指定することはできません。したがって、1人のHERPユーザーと1人のZoomユーザーを一対一で対応させて連携し利用することはできますが、どのZoomユーザーがホストとなってミーティングURLが発行されるか俯瞰してコントロールしにくいため基本プランのような意図せず候補者がZoomミーティングに参加できないあるいは開催できない可能性があります。
ミーティングURLにパスコードを含める方法
「アカウント管理」 > 「アカウント設定」 > 「ミーティングパスコード 」から所属するアカウント全てのミーティングパスコードのセッティングをONにした上で「ロック済み」にすれば自動的にミーティングURLにパスコードが含まれるようになります。この操作にはZoomアカウントの一定の権限が必要です。以下画像赤字の鍵マークが青になっていれば設定できています。
Zoom上の時刻の表示について
HERPから登録した予定は標準時UTC (GMT+0:00) で登録されます。日本時刻であるGMT+9:00と9時間のずれがありますが、GMT+9:00で計算して時刻があっていれば特に問題ありません。本仕様は日本以外のタイムゾーンのユーザー様に配慮しています。
連携解除方法
1. Zoomアカウントの連携解除は「外部サービス連携」 > Zoomの「連携詳細を確認・変更する」メニューから行います。
2. Zoomユーザーの連携解除は「外部サービスアカウント」 > Zoom から行います
備考
- Zoomユーザー設定をしている選考予定参加者が複数いる場合、いずれか1名のZoomユーザーがホストであるZoomミーティングのURLが発行されます。ただしZoom側の仕様によってホストとなるZoomユーザーを指定することはできませんのでご了承ください。
- Zoomユーザーは各HERPユーザーで同一ものを使用することができます。例えば採用担当用のZoomユーザーが1つだけの場合でも、各面接官にそのZoomユーザーを設定することができます。
- Zoomのミーティングタイトルは、HERP側では設定できません。URLの発行しかできないため、その他の設定や変更はZoom側で行っていただく必要があります。
- 日程調整機能を利用した場合ZoomのミーティングURLは発行されません。代替方法については、 日程調整URLで、日程確定後Zoom URLが表示されない をご確認ください