HERP Nurture
アカウント・全体設定
Zoom 連携の設定方法/利用方法を知りたい
概要
Zoom連携を行うと、選考予定作成時にZoomユーザー設定した選考官を参加者に含めたとき、自動的にZoomのミーティングURLを発行することができます。
運用上の注意点
- 日程調整機能でZoom URLの発行はできません（「予定の作成」のみ）。代替方法については日程調整で、日程確定後Zoom URLが表示されないをご確認ください。
- Zoomの仕様上、1人のZoomユーザーは基本的に同時に1-2つのミーティングしか開催できません（下図参照）。※ただしプランによる
→ 意図せず候補者がZoomミーティングに参加できない、あるいは開催できない可能性を鑑み、任意のZoomユーザーがホストとなるミーティングは時間帯が重複しないように運用する必要があります。
設定方法
この設定ができる権限
「Zoomアカウント設定 」: 管理者
「Zoomユーザー設定」：管理者/リクルーター/アシスタント/ゲスト
ZoomはZoomアカウントとそれに紐づく1人以上のZoomユーザーから構成されるモデルとなっています。今回のZoom連携では管理者が「Zoomアカウント」と連携した上で、各面接官が自身の「Zoomユーザー」を連携します。
設定の流れ
「管理者によるZoomアカウント設定 」> 「それぞれのHERPユーザーによるZoomユーザー設定」の順に設定します。
「管理者によるZoomアカウント設定」手順
1. 「アカウント・全体設定」> 「外部サービス連携」 > 「Zoom」 を選択する ※ 「外部サービス連携」の項目は管理者権限のユーザーにのみ表示されます。
2. Zoomへのログインを促された場合はログインし、Zoomの画面の指示に従って認証を完了させる。 ※ なお、オーナー権限もしくは管理者権限を持つZoomユーザーしか認証を完了させることができませんので、認証に失敗する場合はZoom上の「アカウントプロフィール」にて権限をご確認ください。
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「それぞれのHERPユーザーによるZoomユーザー設定」手順
1. 「アカウント・全体設定」> 「外部サービスアカウント情報」 > 「Zoom」を選択
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2. 「新しいアカウントと連携する」を押して自分のZoomユーザーを連携する。 ※ このときに連携するアカウントは、管理者が設定したZoomアカウントに所属するZoomユーザーを連携してください。管理者が設定したZoomアカウントに所属していないユーザーを連携しても本機能は動作しませんのでご注意ください。
※ 個人のZoomアカウントおよびそのユーザーをはじめとした、アカウントレベルで異なるZoomユーザーを連携してしまう事例がよく報告されております。
管理者が設定したZoomアカウントに所属するZoomユーザーとは
管理者権限を持つ方がZoom上の「ユーザー管理」-> 「ユーザー」から確認できるユーザー一覧で確認できるユーザーを指します。本画面から当該Zoomユーザーを追加することもできます。
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なお、先述の手順でZoomアカウント設定をしたユーザーは、自動的にZoomアカウント設定時に使用したZoomユーザーが連携された状態となっています。
利用方法
1. 設定作業終了後、選考予定作成画面においてZoomと連携済みのユーザーにZoomアイコンがつく
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2. 選考予定作成時にZoom連携済みのユーザーが参加者に含まれる場合、ZoomのミーティングURLが発行される。 発行されたURLは選考予定に記載されるとともに、Googleカレンダーなどのカレンダーに登録された予定にも記載がされる。
注意
選考予定編集時にZoom連携済みのユーザーを参加者として追加および削除して保存をしても、ZoomのミーティングURLは新たに発行・削除されません。同様に、選考予定を削除してもZoomのミーティングURLは削除されないためZoom上でミーティングを削除する必要があります。
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運用方法
Zoomの仕様上、1人のZoomユーザーは基本的に同時に1-2つのミーティングしか開催できません。意図せず候補者がZoomミーティングに参加できない、あるいは開催できない可能性を鑑み、任意のZoomユーザーがホストとなるミーティングとなるときは時間帯が重複しないように運用する必要があります。
このZoomの仕様を考慮した場合、Zoom連携方法には大きく3つのパターンがあります。貴社の運用上ベストな方法をご検討ください。
ミーティングURLにパスコードを含める方法
「アカウント管理」 > 「アカウント設定」 > 「ミーティングパスコード 」から所属するアカウント全てのミーティングパスコードのセッティングをONにした上で「ロック済み」にすれば自動的にミーティングURLにパスコードが含まれるようになります。この操作にはZoomアカウントの一定の権限が必要です。以下画像赤字の鍵マークが青になっていれば設定できています。
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Zoom上の時刻の表示について
HERPから登録した予定は標準時UTC (GMT+0:00) で登録されます。日本時刻であるGMT+9:00と9時間のずれがありますが、GMT+9:00で計算して時刻があっていれば特に問題ありません。本仕様は日本以外のタイムゾーンのユーザー様に配慮しています。
連携解除方法
1. Zoomアカウントの連携解除は「外部サービス連携」 > Zoomの「連携詳細を確認・変更する」メニューを開く
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2. Zoomユーザーの連携解除は「外部サービスアカウント」 > Zoom を開く
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備考
- Zoomユーザー設定をしている選考予定参加者が複数いる場合、いずれか1名のZoomユーザーがホストであるZoomミーティングのURLが発行されます。ただしZoom側の仕様によってホストとなるZoomユーザーを指定することはできませんのでご了承ください。
- Zoomユーザーは各HERPユーザーで同一ものを使用することができます。例えば採用担当用のZoomユーザーが1つだけの場合でも、各面接官にそのZoomユーザーを設定することができます。
- Zoomのミーティングタイトルは、HERP側では設定できません。URLの発行しかできないため、その他の設定や変更はZoom側で行っていただく必要があります。
- 日程調整機能を利用した場合ZoomのミーティングURLは発行されません。代替方法については、 日程調整で、日程確定後Zoom URLが表示されない をご確認ください